Eine Online Tagung erfolgreich organisieren

Präsenzveranstaltungen treten inzwischen immer öfter in den Hintergrund, denn das Thema Online Tagung erlebt einen enormen Boom. Obgleich der Ablauf hinsichtlich der Organisation eines solchen Events überaus einfach erscheint, gilt es dennoch sehr genau hinzusehen. Die Details sind es, welche am Ende darüber entscheiden, ob eine solche Veranstaltung zum Erfolg wird. Mit wenigen Tipps lässt sich jedoch sicherstellen, dass ein erfolgreicher Ablauf garantiert ist.

Den passenden Termin für eine Online Tagung finden

Obgleich die Teilnahme an einer Online Tagung dank des Internets sehr einfach und unkompliziert bewerkstelligt werden kann, gilt es dennoch der Terminfindung die notwendige Aufmerksamkeit zu schenken. Davon auszugehen, dass alle Teilnehmer können, da der Event online stattfindet, ist nicht zielführend. Vielmehr gilt es zu prüfen, ob beispielsweise Feiertage in Ländern der Teilnehmer an den Wunschterminen liegen. Zudem sollte bedacht werden, dass durch die Möglichkeit der weltweiten Teilnahme ein passendes Zeitfenster gefunden werden muss. Während ein früher Termin für Europäer viele Vorteile bietet, kann eine solche Veranstaltung beispielsweise für Nordamerikaner aufgrund der Zeitverschiebung zu einem nächtlichen Event werden.

Die technischen Voraussetzungen prüfen

Bei der Organisation einer Online Tagung stellt keinesfalls die Teilnahme der eingeladenen Gäste über das Internet eine Schwierigkeit dar. Vielmehr gilt es den Fokus hinsichtlich der technischen Voraussetzungen auf die Veranstalter und Sprecher zu legen. Aus diesem Grund sollte zwingend vor dem eigentlichen Termin überprüft werden, ob die gewünschte Funktionalität gegeben ist. Sehr wichtig ist außerdem, dass eine Prüfung der Sprachqualität und der Videoqualität erfolgt. Besonders bei der Bildübertragung sollte der Kamerawinkel berücksichtigt werden, sodass während der Tagung ein für sich sprechendes Videobild angeboten wird. Sollte der Service für die Online Konferenz durch einen Drittanbieter bereitgestellt werden, gilt es zudem im Vorfeld zu prüfen, ob am gewünschten Termin beispielsweise Wartungsarbeiten stattfinden.

Ein Moderator ist ein absolutes Muss

Sehr wichtig bei einer Online Veranstaltung ist außerdem, dass ein geregelter Ablauf gewährleistet ist. Um die einzelnen Sprecher ihre Themen vortragen zu lassen und um auch den Teilnehmern die Möglichkeit für Rückfragen einzuräumen, sollte unbedingt ein Moderator eingesetzt werden. Dieser führt während des Termins durch die Veranstaltung, sodass beispielsweise Zwischenfragen gesammelt und im Anschluss an einen Vortrag beantwortet werden können.

Pausen einplanen und frühzeitig mitteilen

Findet eine Tagung über das Internet über mehrere Stunden statt, so gilt es zweifelsohne auch an Pausen zu denken. Diese sollten bereits bei der Organisation eines solchen Events berücksichtigt werden, sodass diese im Rahmen des Zeitplans den Teilnehmern frühzeitig bekannt sind.

Unterlagen zum Download bereitstellen

Werden Tagungen über das Internet abgehalten, gilt es dennoch für die Teilnehmer verschiedene Unterlagen vorzubereiten. Diese Handouts erlauben es, dass selbst Wochen später auf die mitgeteilten Informationen zurückgegriffen werden kann. Im Zuge der Organisation sollte im Nachgang einer solchen Veranstaltung berücksichtigt werden, dass die einzelnen Dokumente und Präsentationen entweder als E-Mail versendet oder beispielsweise als Download zur Verfügung gestellt werden.

Weitere Informationen kann auf Seiten wie, von KORN´S GmbH, nachgelesen werden.