Virtuelle Events - Darauf gilt es zu achten

In vielen Bereichen des Lebens sind persönliche Treffen an der Tagesordnung. Ob im Berufsleben bei einem Meeting oder aber bei einem Elternabend in der Schule – der kommunikative Austausch untereinander ist vielen Personen sehr wichtig. Dies muss jedoch nicht zwangsläufig vor Ort stattfinden, denn virtuelle Events wie sie die ON THE ROCK Veranstaltungskonzepte GmbH organisiert können für viele Situationen eine sehr gute Alternative darstellen. Um bei diesem Vorhaben ein gutes Resultat gewährleisten zu können, gilt es jedoch vorab auf einige Details zu achten.

Virtuelle Events und deren technische Anforderungen

Um virtuelle Events erfolgreich durchführen zu können, gilt es vor allen Dingen die technischen Anforderungen zu erfüllen. Zunächst sollte geprüft werden, dass die vorhandene Internetverbindung einen schnellen Upload bzw. eine zügige Datenübertragung zulässt, denn erst hierdurch ist gewährleistet, dass beispielsweise Bild und Ton synchron wiedergegeben werden können. Zudem muss geprüft werden, ob in Sachen Kamera und Mikrophon die gewünschte Funktionalität geboten werden kann. Dabei sollte überprüft werden, ob die bestmöglichen Einstellungen verwendet werden. Um bei diesem Punkt sicher zu sein, wird von Experten dazu geraten, dass eine Probe-Übertragung eines geplanten Events stattfindet. Auf diese Art und Weise kann neben dem Check der technischen Funktionalität zudem der verwendete Bildausschnitt geprüft werden.

Ein professioneller Moderator als wertvolle Unterstützung

Virtuelle Events bieten selbstverständlich die Möglichkeit mehrere Teilnehmer zusammenkommen zu lassen. Je mehr Personen teilnehmen, desto schwieriger ist meist die Koordination innerhalb eines solchen Termins, so dass eine vorhandene Agenda nur schwer umgesetzt werden kann. Wird mit einer hohen Teilnehmeranzahl gerechnet, sollte sich über einen professionellen Moderator Gedanken gemacht werden. Es handelt sich dabei um Profis, welche nicht nur eine gute Gesprächsführung übernehmen können, denn diese geben ihre Erfahrungen hinsichtlich des Aufbaus der entsprechenden Termine ebenfalls sehr gerne weiter.

Die Einladung muss eindeutig sein

Da virtuell stattfindende Events für sehr viele Personen noch eine Neuigkeit sind, gilt es vor allen Dingen in Sachen Einladung auf die Details zu achten. Es sollte direkt ersichtlich sein, dass es sich um kein persönliches Meeting handelt, sondern dass beispielsweise mit einem Notebook im Zusammenspiel mit einem Internetanschluss von überall auf der Welt teilgenommen werden kann. Die Einladung sollte jedoch neben diesen Vermerk und dem Zeitpunkt des Events weitere Informationen beinhalten. So sollten der Link zum virtuellen Meeting sowie die notwendigen Einwahldaten ebenfalls enthalten sein, damit der eingeladene Teilnehmer alle Daten gesammelt in seinen Kalender eintragen bzw. hinterlegen kann.

Auf Handouts muss nicht verzichtet werden

Viele Kursteilnehmer wissen es zu schätzen, dass nach einem Workshop die besprochenen Inhalte als Ausdruck zur Verfügung gestellt werden. Bei Events, welche virtuell durchgeführt werden, muss keineswegs auf derartige Handouts verzichtet werden. Diese Unterlagen können als E-Mail versendet oder aber in einer Cloud abgelegt werden, so dass sich die Teilnehmer mit einer User-Passwort-Kombination die Dateien auf den eigenen Computer herunterladen können.