Tagungszentrum

Tagungen und Konferenzen bestimmen den Alltag in vielen Firmen und Unternehmen. Um eine Abwechslung vom Arbeitstag und der bekannten Umgebung zu schaffen, werden die Tagungen oft in einem Tagungszentrum wie dem Schloss Herrenhausen abgehalten. Die Auswahl an Zentren ist vielfältig und muss auf den Zweck der Tagung und die Teilnehmer abgestimmt sein. 

Tagungszenten haben den großen Vorteil, dass oft eine Übernachtungsmöglichkeit vorhanden ist. So können die Teilnehmer in Einzel- oder Doppelzimmern unterkommen. Somit müssen sie keine größeren Fahrten von einem entlegenen Hotel zum Tagungsort auf sich nehmen. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn die Tagung früh beginnt oder spät endet. 

Ob und wie eine Unterkunft genutzt werden soll, hängt dabei natürlich von den jeweiligen Umständen der Tagung ab. Kommen alle Teilnehmer aus dem nähren Umfeld des Zentrums, so ist eine Übernachtung natürlich nicht nötig. Ebenso wenn die Veranstaltung nur wenige Stunden dauert und eine frühe Abreise möglich ist.  Allerdings sind die Mietkosten für ein Tagungshotel meist sehr hoch, da man oft nicht nur für einzelne Teilnehmer ein Zimmer buchen kann, sondern für alle. Somit muss die Pauschale auch für Teilnehmer bezahlt werden, die zuhause übernachten können. Tagungshotels eignen sich deshalb meist für mehrtägige Tagungen oder Konferenzen, bei denen die Teilnehmer eine längere Anreise in Kauf nehmen müssen. 

Ein reines Tagungszentrum ohne Übernachtungsmöglichkeit ist meistens deutlich kostengünstiger in der Miete. Allerdings müssen sich die Teilnehmer häufig selbst um eine Unterkunft kümmern und jeden Tag zum Zentrum an- und abreisen.  Wer ein Tagungszentrum für seine Firma wählt, sollte die Umstände der Teilnehmer bedenken. Kommen alle Teilnehmer aus verschiedenen Teilen des Landes, sollte das Tagungszentrum möglichst zentral sein. Zudem kann es sich lohnen eine Tagung dort stattfinden zu lassen, wo die meisten Teilnehmer wohnen. Damit werden die Anreisekosten möglichst geringgehalten. 

Die Preise für die Tagungsräume variieren je nach angebotener Leistung. Ab ca. 100€ pro Person und Tag erhält man Zugang zu den Tagungsräumen, inkl. Technik und Getränke. Zudem sind im Preis bereits die Übernachtung und die komplette Verpflegung enthalten. Diese enthält, neben Frühstück, Mittagessen und Abendessen, meist auch einen Nachmittagskaffee mit Kuchen. Je nach Veranstaltungsort sind zudem Wellness- und Freizeitangebote im Preis enthalten.  Ein ausgiebiges Freizeitangebot für die Teilnehmer kann wichtig sein, sofern sich die Tagung über längere Zeit erstreckt.

Aber auch wenn der Ort eher ländlich gelegen und somit schlechte Anbindung in die nächste Stadt vorhanden sind. Damit keine Langeweile bei den Teilnehmern aufkommt können sie deshalb die Wellness- und Freizeitangebote nutzen. Diese beinhalten neben Sauna, Schwimmbad und Fitnessraum oft auch einen Sportplatz oder einen Raum für Gruppenaktivitäten wie Kegeln oder Tischtennis. Natürlich kann der Veranstalter aber auch Ausflüge in die nähere Umgebung organisieren. Ob Wanderung oder Theaterbesuch, die Freizeit bietet vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten.